Vergabeverfahren Tagungsräume Veranstaltung

Tagungsräume für die Veranstaltung „Intergenerationale Fürsorge über Grenzen“ im Rahmen des Forschungsprojekts „TransWell“ des DeZIM-Instituts

Das DeZIM-Institut ist ein im Jahr 2017 errichtetes außeruniversitäres Forschungsinstitut im Themenfeld Migration und Integration. Als eine ressortforschungsähnliche Einrichtung des Bundes nimmt es insbesondere Forschungs- und Entwicklungsaufgaben im Bereich der Familien-, Gleichstellungs-, Kinder- und Jugend-, Senioren- sowie Engagementpolitik wahr.

 

Hintergrund der Veranstaltung: Forschung zu transnationalen Familien am DeZIM-Institut

Das DeZIM-Institut untersucht im Rahmen des Forschungsprojekts „TransWell“ transnationale Familienbeziehungen von Menschen in Deutschland. Dabei geht es zum einen darum zu verstehen, in welchem Ausmaß und welchen Konstellationen Familienleben über Ländergrenzen hinweg praktiziert wird, und zum anderen, welche Auswirkungen dies auf die Lebenslagen und das Wohlbefinden der in Deutschland lebenden Familienmitglieder hat. Intergenerationale Fürsorge, etwa für pflegebedürftige Eltern im Ausland, bildet dabei einen der Schwerpunkte. Hier geht es neben dem Erleben der Familien auch um die politischen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen, die familiäre Fürsorge über Grenzen erleichtern oder erschweren. Im Rahmen dieser Arbeit ist ein Fachaustausch mit internationalen Wissenschaftler*innen geplant.

 

Leistungsbeschreibung

Für die Veranstaltung des TransWell Projektes benötigen wir Räumlichkeiten, von dem aus das DeZIM-Institut (Mauerstraße 76, 10117 Berlin) idealerweise fußläufig oder schnell mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist. Die Entfernung vom DeZIM zum Veranstaltungsort sollte nicht größer als 3,5 km betragen, da wir neben der Veranstaltung tagsüber auch eine Abendveranstaltung am 18.10.2024 am Institut durchführen möchten, die ohne große Anfahrtswege von den Besuchern erreicht werden soll.

Die Veranstaltung findet über zwei Tage statt:

  • Tag 1 = 17. 10.2024 von 9:00 bis 17:00 Uhr
  • Tag 2 = 18. 10.2024 von 09:00 bis 16:00 Uhr

 

Hierfür suchen wir Räumlichkeiten mit folgender Ausstattung:

Alle Räumlichkeiten sollten mit guten Belüftungsmöglichkeiten ausgestattet sein, die Barrierefreiheit sollte überall gegeben sein:

  • an beiden Tagen ein großer Tagungsraum mit Platz für ca. 60 Personen
  • An Tag 2 zwei weitere kleinere Räume für je ca. 20 Personen für Gruppenarbeiten. Sollte der große Raum in insgesamt drei Teilräume teilbar sein, wäre dies auch eine Möglichkeit für uns.
  • Die Möglichkeit unser Catering aufzubauen:  entweder in einem separaten Raum oder mit im Tagungsraum auf 3 – 4 Tischen, oder im Vorraum des Veranstaltungsraumes  bitte machen Sie uns in Ihrem Angebot hier eine Angabe was in Ihrem Tagungsort gut umsetzbar ist
  • Separaten Raum für die Garderobe
  • Check-In-Counter für die Gästeregistrierung

Bestuhlung:

  • Großer Tagungsraum: Reihenbestuhlung
  • Gruppenarbeitsräume: U-Form mit Tischen (sofern Platz) oder Reihenbestuhlung

Technik/Ausstattung

  • Eine Mikrofonanlage: ein Standmikrofon für Vortragende + zwei mobile Mikrofone zum Herumreichen im Publikum
  • HD-Beamer (zum Anschluss eines Präsentationslaptops)
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • WLAN-Zugang für alle Konferenzteilnehmer
  • Stromanschlüsse für Laptops der Teilnehmenden am Platz
  • ein Rednerpult
  • Bereitstellung einer Händedesinfektionsmöglichkeit

Personal

  • Ggf. technische Unterstützung für hausinterne Technik (z.B. installierte Beamer)
  • Betreuendes Personal der Mikrofonanlage

Nebenkosten: Strom, Wasser, Endreinigung, Müll

Wir bitten um die Bestätigung, dass wir einen Caterer unserer Wahl beauftragen können und nicht an einen eventuellen hausinternen Caterer gebunden sind.

Zeitplan unsererseits:

Die Vergabe läuft bis zum 28.06.2024.2024

Anschließend umgehende Auswertung und Beauftragung.

Durchführung der Veranstaltung am 17.10. und 18.10.2024

 

Bewerbungs- und Angebotsbedingungen zum Vergabeverfahren

Falls Sie Interesse an der Durchführung des Auftrags haben, bitten wir um Erstellung eines Angebots auf Grundlage der oben beigefügten Leistungsbeschreibung und den untenstehend genannten Angebotsbedingungen.

1. Art und Umfang der Leistung

Das Deutsche Zentrum für Integrations- und Migrationsforschung (DeZIM) e.V. beabsichtigt im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung die oben beschriebenen Leistungen zu vergeben.

 

2. Bezeichnung der Stelle, bei der Fragen zur Ausschreibung gestellt werden können

Fragen sind bis zum 10.06.2024 ausschließlich über die folgende E-Mail-Adresse einzureichen: einkauf(at)dezim-institut.de. Die Fragen und Antworten werden allen Bieter*innen in anonymisierter Form dann anschließend zur Verfügung gestellt. Enthält die Ausschreibung nach Auffassung des*der Bieter*in Unklarheiten, so hat er*sie das DeZIM, unverzüglich an obige E-Mail-Adresse schriftlich darauf hinzuweisen.

3. Die Gesamtleistung bildet ein Los

4. Kosten

Für die Erstellung des Angebots werden keine Kosten erstattet.

5. Folgende Nachweise/Referenzen sind gem. Eignungskriterien dem Angebot zwingend mit beizufügen:

  • Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB
  • Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen
  • Bestätigung, dass wir einen Caterer unserer Wahl beauftragen können und nicht an einen eventuellen hausinternen Caterer gebunden sind.
  • Stornobedingungen, wenn die Veranstaltung unsererseits verschoben bzw. abgesagt werden muss

6. Angebotsunterlagen

Neben den unter Punkt 5 geforderten Nachweisen/Referenzen sind dem Angebot folgende Unterlagen zwingend beizufügen:

  1. detaillierter Kostenplan (ausgefülltes Preisblatt)

 

Hinweis: Es darf nur das vom DeZIM vorgegebene Preisblatt verwendet werden. Eigene Preisblätter werden nicht akzeptiert und daher vom Verfahren ausgeschlossen.

7. Angebotsabgabe

Die Angebote können ausschließlich über die folgende E-Mail-Adresse eingereicht werden:

einkauf@dezim-institut.de. Bitte nennen Sie im Betreff: Angebot_Tagungsraum_TransWell. Das Angebot muss in Textform (§ 126 b BGB) abgefasst sein. Das Angebot sollte einen Umfang von 20 MB nicht überschreiten. Ferner sollten alle zusammengehörenden Dokumente in einem Sendevorgang übertragen werden. Nach dem Eingang Ihres Angebotes erhalten Sie von uns eine Eingangsbestätigung.

8. Angebotsfrist

Die Angebote müssen bis zum 14.06.2024 um 12 Uhr eingegangen sein. Angebote, die nach der Frist eingehen, werden ausgeschlossen. Angebote, die auf dem Postweg eingehen, müssen vom Verfahren ausgeschlossen werden. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Berichtigungen und Änderungen des Angebotes.

9. Berichtigungen/Änderungen oder Rücknahme des Angebots

Berichtigungen und Änderungen des Angebots sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig und unterliegen denselben Formerfordernissen wie das Angebot selbst. Bei Abgabe eines überarbeiteten Angebotes ist klarzustellen, in welchem Umfang das vorherige Angebot gültig bleibt. Die Rücknahme eines Angebotes ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Sie hat in der gleichen Form wie die Angebotsabgabe zu erfolgen.

10. Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird gemäß § 43 Abs. 1 UVgO auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt. Der niedrigste Angebotspreis ist entscheidend.

11. Sonstiges

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter*innen mit der Abgabe ihres Angebotes auch den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote unterliegen (§ 46 UVgO).

Ferner gelten unsere AGB’s und Nebenangebote sind nicht zulässig und werden ausgeschlossen.

12. Zuschlags- und Bindefrist

Zuschlags- und Bindefrist endet am 02.07.2024.

Alle weiteren Unterlagen & Informationen finden Sie hier zum Download: