Das Deutsche Zentrum für Integrations- und Migrationsforschung (DeZIM) e.V. mit Sitz in Berlin sucht für die wissenschaftlichen Abteilungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt (im Umfang von 100%, E6 TVöD) eine*n
Sekretär*in/Empfangskraft (m/w/d/k. A.)
Das DeZIM ist ein im Jahr 2017 errichtetes außeruniversitäres Forschungsinstitut im Themenfeld Migration und Integration. Als eine ressortforschungsähnliche Einrichtung des Bundes nimmt es insbesondere Forschungs- und Entwicklungsaufgaben im Bereich der Familien-, Gleichstellungs-, Kinder- und Jugend-, Senioren- sowie Engagementpolitik wahr.
Ihr Profil
Mitzubringende Voraussetzungen:
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare
- Sie haben Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- und/oder Empfangsbereich
- Sie sind vertraut mit der Arbeit einer wissenschaftlichen Einrichtung
- Sie sind sicher und professionell in der Kommunikation mit externen Gästen und Anrufern
- Sie verfügen über gute EDV-Kenntnisse (gängige Office Pakete: Word, Excel, Powerpoint etc.) und sind sicher im Umgang mit virtuellen Meetingtools (bspw. Zoom, Webex)
- Sie haben ein sicheres und souveränes Auftreten sowie diversitätssensible Kompetenz
- Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientiertheit und Organisationstalent werden als selbstverständlich vorausgesetzt. Weitere Sprachkenntnisse sind begrüßenswert.
Ihre Aufgaben
- Empfang und Anmeldung von Besuchern
- Erteilung von telefonischen Auskünften
- Postverteilung organisieren und durchführen – digital und papierbasiert
- Einholen von Unterschriften
- Verantwortung für die logistische Unterstützung bei abteilungsinternen Veranstaltungen (inkl. Nachbereitung)
- Zentrale Ansprechperson und Organisation von Kleinstreparaturen im Institut
- Fremdfirmenmanagement
- Pflege von Datenbanken
- Regelmäßiges Auffüllen der Materialstationen auf allen Etagen
Wir bieten Ihnen
- Eine vielseitige und interessante Tätigkeit in einem jungen, namhaften Institut an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Zivilgesellschaft
- Ein Arbeitsplatz im Herzen der Hauptstadt
- Eine Beschäftigung in einer modernen, engagierten, flexiblen und ergebnisorientierten Verwaltung
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Homeoffice an festgelegten Tagen
- Fortbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- Befristung auf zwei Jahre
- Eine Vergütung nach der Entgeltgruppe 6 TVöD (Bund) bei entsprechender Qualifikation
- Teilzeitmodelle sind möglich
Der DeZIM e.V. gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Personen nach dem Bundesgleichstellungsgesetz (BGleiG) und strebt eine offene und diskriminierungsfreie Arbeitskultur an. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten, von People of Color, Schwarzen Menschen sowie von Bewerber*innen mit Flucht- oder familiärer Migrationsgeschichte. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen (inkl. Qualifikationsnachweisen und Zeugnissen) und senden Sie diese bis zum 15.10.2023 in elektronischer Form in einer PDF-Datei an folgende Adresse: bewerbung(at)dezim-institut.de unter Nennung der Kennziffer PR/24/23.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an bewerbung(at)dezim-institut.de.